Ochrana údajů

1. Kdo jsme a na koho se obrátit

Správcem – tedy tím, kdo rozhoduje o tom, proč a jak se vaše osobní údaje zpracovávají – je společnost uvedená níže.

• Obchodní firma: Rival Slovakia s. r. o.
• Sídlo a adresa pro písemný styk: Doležalova 15C, 821 04 Bratislava – Ružinov, Slovensko
• IČO: 54 281 067 · DIČ: 2121618972 · IČ DPH: SK2121618972
• Zápis: Obchodní rejstřík Městského soudu Bratislava III, oddíl Sro, vložka č. 157285/B
• Kontaktní bod pro ochranu údajů a uplatnění práv: gdpr@pozicauto.sk
• Obecný kontakt: info@pozicauto.sk · Telefon: +421 907 633 517 · Web: www.pozicauto.sk
• Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jmenovaného nemáme – zákon nám to při našem rozsahu zpracování neukládá. Všechny žádosti vyřizuje kontaktní bod uvedený výše.

2. Čeho se tyto zásady týkají

Platí pro všechno, co u nás můžete udělat: prohlédnout si web, poslat zprávu, rezervovat vozidlo, založit si účet, pronajmout si auto a napsat recenzi. Netýkají se webů třetích stran, na které odkazujeme – ty mají vlastní zásady.

• Soubory ukládané ve vašem zařízení (cookies a podobné technologie) jsou popsané v samostatném dokumentu: /cookies
• Práva a povinnosti při samotném pronájmu jsou v obchodních podmínkách: /podmienky
• Zásady se vztahují na fyzické osoby. Samotné údaje o firmě (obchodní firma, IČO, DIČ) osobními údaji nejsou – jméno a kontakt osoby, která za firmu jedná, však ano.

3. Jaké údaje o vás zpracováváme

Sbíráme jen to, bez čeho by rezervace nebo nájem nefungovaly. Nic „pro jistotu“ a nic navíc.

• Identifikační údaje: jméno a příjmení, datum narození, číslo občanského průkazu a řidičského průkazu, adresa pobytu.
• Kontaktní údaje: e-mail, telefonní číslo, korespondenční adresa.
• Údaje o rezervaci a nájmu: vybrané vozidlo, termín a místo převzetí a vrácení, doplňkové služby, vaše poznámky, stav a částka objednávky.
• Fakturační údaje: u firemní objednávky obchodní firma, IČO, DIČ, IČ DPH a fakturační adresa.
• Platební údaje: částku, způsob a stav platby. Číslo karty ani CVV kód nikdy nevidíme – kartu zadáváte přímo na stránce platební brány.
• Doklady, které nám k rezervaci sami nahrajete, a fotodokumentace stavu vozidla z předávacího protokolu.
• Údaje o poloze vozidla z GPS jednotky – podrobně v článku 7.
• Technické údaje: IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, čas a adresa navštívené stránky v serverových záznamech; dále cookies podle vašeho nastavení.
• Pokud si založíte účet: přihlašovací e-mail, heslo v nečitelné (hashované) podobě, historie rezervací, oblíbená vozidla, věrnostní body a vaše recenze.

4. Účely, právní základy a doby uchovávání

Toto je jádro celého dokumentu – k čemu údaje potřebujeme, co nám to dovoluje a dokdy si je necháme.

5. Skenování dokladu totožnosti

Při rezervaci si můžete doklad vyfotit a nechat údaje vyčíst do formuláře místo přepisování. Je to jediné místo, kde do hry vstupuje fotografie dokladu, takže k němu patří přesný popis.

• Skenování je dobrovolné. Všechny údaje lze vyplnit ručně a neposkytnutí souhlasu nemá na rezervaci žádný vliv.
• Fotografie se odešle ke zpracování výhradně proto, aby se z ní přečetlo jméno, příjmení, číslo dokladu, datum narození a adresa. Nikde se neukládá – po vyčtení zaniká.
• Rodné číslo nezpracováváme. Systém ho aktivně nečte, a i kdyby ho zpracování vrátilo, zahodí se ještě před uložením.
• K vyčtení využíváme službu Google jako zpracovatele; zpracování je kryté standardními smluvními doložkami EU.
• Váš souhlas zaznamenáváme časovým razítkem při rezervaci – abychom uměli prokázat, že byl udělen (čl. 7 GDPR).
• Výsledek vyčtení vždy vidíte ve formuláři a můžete ho opravit. Nic se o vás nerozhoduje automaticky.
• Občanský průkaz od vás nikdy nepřebíráme ani nezadržujeme – podle § 15 odst. 4 zákona č. 395/2019 Z. z. se doklad nesmí předat ani přijmout jako zástava.

6. Doklady nahrané k rezervaci

Vedle skenu, který se neukládá, můžete k rezervaci nahrát nebo vyfotit doklady – například řidičský průkaz – abychom měli smlouvu připravenou ještě před vaším příjezdem.

• Nahrání je dobrovolné a udělujete k němu samostatný souhlas. Bez něj rezervace funguje bez omezení.
• Na rozdíl od skenu tyto soubory uchováváme – nejdéle 30 dní po vrácení vozidla. Poté se automaticky mažou, soubor i databázový záznam.
• Leží v neveřejném úložišti. Odkaz na soubor je časově omezený a bez přihlášení oprávněné osoby nefunguje.
• Přístup k nim má výhradně naše obsluha při přípravě smlouvy.
• Chcete-li doklad smazat dřív, napište na gdpr@pozicauto.sk – uděláme to bez odkladu.

7. GPS jednotka ve vozidle

Vozidla jsou vybavena GPS jednotkou. Je to podmínka pojištění majetku takové hodnoty a zároveň jediný způsob, jak auto najít, když se nevrátí. Neznamená to, že vás sledujeme.

• Polohu nesledujeme průběžně a nikomu ji nehlásíme. Do historie se podíváme jen při konkrétním incidentu: krádež nebo nevrácení vozidla, dopravní nehoda, pojistná událost, přestupek řešený policií nebo hrubé porušení nájemní smlouvy.
• Historie polohy se uchovává 90 dní, poté se automaticky přepisuje.
• Přístup k ní má úzký okruh pověřených osob a vždy je vázaný na konkrétní případ.
• Jednotka nesnímá zvuk ani obraz v kabině a nezaznamenává, kdo vozidlo právě řídí.
• Právním základem je náš oprávněný zájem na ochraně majetku vysoké hodnoty (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku podle čl. 21 GDPR – vyhodnotíme ji a odpovíme na ni.

8. Zákaznický účet, věrnostní program a recenze

Účet je dobrovolný – rezervovat lze i bez něj. Pokud si ho založíte, přibude k vašim údajům historie a pár věcí navíc.

• V účtu vidíte své rezervace, oblíbená vozidla, věrnostní body a napsané recenze.
• Přihlásit se lze i přes účet Google. Tehdy od poskytovatele přihlášení dostaneme jméno, e-mail a profilovou fotografii – vaše heslo ke Google účtu se k nám nikdy nedostane.
• Heslo, pokud ho používáte, uchováváme jen jako nevratný hash. Ani my ho neumíme přečíst; při zapomenutí ho umíme pouze nastavit znovu.
• Věrnostní body počítáme z uskutečněných pronájmů. Není to profilování s právním účinkem – body ovlivňují výhradně výši slevy.
• Recenzi můžete napsat jen k dokončenému pronájmu. Před zveřejněním ji zkontrolujeme. Zveřejňuje se jméno uvedené při rezervaci, hodnocení a text – nikdy ne e-mail, telefon ani adresa.
• Zveřejněnou recenzi vám na požádání stáhneme. Stačí napsat na gdpr@pozicauto.sk.
• Účet vám na požádání zrušíme. Zrušením zaniknou věrnostní body; údaje, které musíme uchovávat ze zákona – smlouvy a faktury – zůstávají do uplynutí zákonné lhůty.

9. Newsletter a marketing

• Newsletter posíláme jen tomu, kdo se přihlásil. Přihlášení je samostatný úkon – není součástí rezervace a nelze ho „schovat“ do souhlasu s podmínkami.
• Odhlásit se lze odkazem v patičce každého e-mailu nebo zprávou na info@pozicauto.sk. Vyřídíme to bez zbytečného odkladu a bez ptaní se na důvod.
• Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním a neovlivní e-maily k vaší rezervaci – ty posíláme na základě smlouvy, ne marketingového souhlasu.
• Údaje z newsletteru neprodáváme, nepronajímáme ani s nikým nesměňujeme.
• Žádost o recenzi po skončení pronájmu posíláme na základě oprávněného zájmu. Pokud ji odmítnete, už vám nepřijde.

10. E-maily a SMS, které vám posíláme

• Provozní zprávy k rezervaci – potvrzení, připomínka před převzetím a před vrácením, dokumenty, faktura – posíláme na základě smlouvy. Dokud rezervace běží, nelze je odhlásit; jsou součástí služby.
• SMS chodí na číslo, které jste uvedli v rezervaci. Poskytovatel SMS brány dostane výhradně telefonní číslo a text zprávy.
• Záznam o odeslání zprávy (čas, příjemce, stav doručení) si necháme spolu s rezervací – abychom uměli prokázat, že jsme vás informovali.
• Adresy z rezervací nepoužíváme na reklamu. Marketing chodí jen z newsletteru podle článku 9.

11. Komu vaše údaje předáváme

Údaje dostane jen ten, kdo je ke své práci pro vás potřebuje. Níže nejsou kategorie, ale jména – protože právě to je smysl čl. 13 GDPR.

12. Předávání údajů mimo Evropskou unii

• Většina zpracování probíhá v EU. Databáze s vašimi rezervacemi a doklady je ve Frankfurtu.
• Část dodavatelů může údaje zpracovat i v USA. Předání je kryté rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (EU – U.S. Data Privacy Framework) nebo standardními smluvními doložkami EU podle čl. 46 GDPR.
• Do zemí, na které se ani jedna z těchto záruk nevztahuje, údaje nepředáváme.
• Kopii záruk, na jejichž základě předání probíhá, vám na požádání poskytneme.

13. Jak dlouho údaje držíme a jak je mažeme

Konkrétní doby jsou v tabulce v článku 4. Tento článek je o tom, co se stane, když doba uplyne – protože „smažeme“ zní dobře jen do chvíle, než to někdo opravdu udělá.

• Mazání není ruční práce. Doklady nahrané k rezervaci se mažou automaticky každou noc, 30 dní po vrácení vozidla – soubor i databázový záznam.
• Staré rezervace, zprávy z formuláře a hlášení poškození anonymizuje samostatná úloha vždy prvního v měsíci. Rok po převzetí vozidla z rezervace zmizí jméno, e-mail, telefon, věk i poznámky. Zůstane číslo objednávky, data, vozidlo a částka – tedy to, co potřebuje účetnictví a statistika.
• Anonymizovaný záznam už nelze spojit s konkrétní osobou. Není to skrytí údaje, je to jeho přepsání.
• Každý běh mazání se zapisuje do interního auditního záznamu – umíme tedy doložit, že se opravdu provedl, a kdy.
• Co musíme uchovávat ze zákona – smlouvy, faktury, účetní doklady – se nemaže ani na žádost. Tuto výjimku zná i GDPR v čl. 17 odst. 3 písm. b).

14. Jak údaje chráníme

• Spojení s webem je vždy šifrované (HTTPS/TLS). Nešifrovaná verze stránky se přesměruje.
• Databáze má zapnutou ochranu na úrovni řádků – k cizí rezervaci se nedostane ani přihlášený uživatel.
• Nahrané doklady a fotografie z předávacího protokolu leží v neveřejném úložišti, přístupné jen přes časově omezený odkaz.
• Hesla uchováváme výhradně jako nevratný hash, nikdy v čitelné podobě.
• Do administrace se dostane úzký okruh osob, každá pod vlastním účtem. Citlivé operace se zapisují do auditního záznamu.
• Formuláře jsou chráněné omezením počtu odeslání, aby je nešlo zneužít hromadně.
• Pokud by přesto došlo k porušení zabezpečení osobních údajů s rizikem pro vás, oznámíme to Úřadu do 72 hodin a při vysokém riziku i přímo vám.

15. Co neděláme

Stejně podstatné jako to, co děláme:

• Nemáme kamerový systém. Vozidla předáváme a přebíráme na veřejně přístupných parkovištích, která nevlastníme ani neprovozujeme – pokud jsou na takovém místě kamery, patří vlastníkovi prostoru, ne nám, a my z nich žádné záznamy nedostáváme.
• Nezpracováváme rodné číslo.
• Nepřebíráme a nezadržujeme váš občanský průkaz jako zástavu – zákon č. 395/2019 Z. z. to zakazuje oběma stranám.
• Neděláme automatizované rozhodování s právním účinkem ani profilování podle čl. 22 GDPR. Vyčtení údajů z dokladu je automatizované, ale jeho výsledek vždy vidíte a opravíte vy ve formuláři – nic se o vás nerozhodne bez člověka.
• Neprodáváme ani nepronajímáme osobní údaje třetím stranám a nesměňujeme s nikým databáze.
• Nezpracováváme zvláštní kategorie údajů – zdraví, biometrii, náboženství, politické názory. Pokud nám je pošlete v poznámce, smažeme je.
• Nechceme po vás víc údajů, než potřebujeme. Povinná pole ve formuláři jsou přesně ta, bez kterých smlouvu neuzavřeme.

16. Vaše práva

Uplatnění kteréhokoli z těchto práv je bezplatné a nemá pro vás žádné nepříznivé následky.

• Právo na přístup (čl. 15) – dozvědět se, zda o vás něco zpracováváme, a dostat kopii údajů.
• Právo na opravu (čl. 16) – dát do pořádku nesprávný nebo neúplný údaj.
• Právo na výmaz (čl. 17), tedy „právo být zapomenut“. Netýká se toho, co musíme uchovávat ze zákona.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18) – údaje ponecháme, ale dočasně s nimi nebudeme pracovat.
• Právo na přenositelnost (čl. 20) – dostat údaje ve strojově čitelném formátu nebo je přenést jinému správci.
• Právo vznést námitku (čl. 21) proti zpracování na základě oprávněného zájmu včetně GPS. Proti přímému marketingu můžete vznést námitku kdykoli a bez uvedení důvodu.
• Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3) – kdykoli a stejně snadno, jako jste ho udělili. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před ním.
• Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování (čl. 22) – u nás se neděje, viz článek 15.

17. Jak práva uplatnit, stížnost a změny dokumentu

• Napište na gdpr@pozicauto.sk nebo poštou na adresu sídla. Stačí uvést, co chcete – žádný formulář netřeba.
• Odpovíme do jednoho měsíce. U složité nebo hromadné žádosti se lhůta může prodloužit o další dva měsíce; pokud k tomu dojde, dáme vám vědět do měsíce i s důvodem.
• Pokud nevíme s jistotou určit, kdo žádá, můžeme si vyžádat doplňující ověření totožnosti. Není to obstrukce – je to ochrana před tím, aby vaše údaje dostal někdo jiný.
• Pokud s vyřízením nesouhlasíte nebo se vám neozveme, máte právo podat návrh na zahájení řízení o ochraně osobních údajů podle § 100 zákona č. 18/2018 Z. z. na adresu: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovensko, statny.dozor@pdp.gov.sk, www.dataprotection.gov.sk
• Stejně tak se můžete obrátit přímo na soud.
• Tento dokument aktualizujeme, když se změní to, jak pracujeme. Datum poslední aktualizace je uvedeno nahoře na této stránce; při podstatné změně vás upozorníme e-mailem nebo oznámením na webu.